- Sprawdź, czy obowiązuje cię ustawa
Jesteś zobowiązany do stosowania ustawy o ochronie sygnalistów, jeśli jesteś:
- pracodawcą z sektora prywatnego lub publicznego, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób wg stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku (na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełne etaty oraz na podstawie innych form zatrudnienia, np. umowy cywilnoprawne, B2B);
- firmą wykonującą działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – bez względu na liczbę zatrudnionych.
Przepisów rozdziału 3 ustawy o ochronie sygnalistów nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
- Zdecyduj, kto będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów
Jako pracodawca jesteś zobowiązany do:
- wyznaczenia i upoważnienia osoby lub komórki organizacyjnej w swojej firmie
lub
- zlecenia tych zadań firmie zewnętrznej (w tym przypadku konieczne jest zawarcie umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą).
Oprócz wyznaczenia osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń masz obowiązek zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
- Przygotuj projekt procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
Jesteś zobowiązany do stworzenia wewnętrznej procedury:
- dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i…
- podejmowania działań następczych w związku z tym zgłoszeniem.
- Uzgodnij treść procedury zgłoszeń wewnętrznych z uwzględnieniem przepisów ustawy o ochronie sygnalistów
Należy ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:
- zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli w firmie działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa)
albo…
- przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz twojej firmy, wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie pracy (jeżeli nie działa u ciebie zakładowa organizacja związkowa).
Pamiętaj, że powyższe konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia ww. podmiotom projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
- Powiadom pracowników o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę – w sposób przyjęty w twojej firmie.
Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby przekazujesz informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
- Zapewnij ochronę sygnalistom
Jako pracodawca:
- jesteś zobowiązany zapewnić ochronę sygnalistom oraz innym osobom, o których mowa w ustawie o ochronie sygnalistów,
- nie możesz podejmować działań odwetowych wobec sygnalisty ani prób lub gróźb zastosowania takich działań.
- Potwierdź zgłoszenie sygnalisty i udziel mu na nie odpowiedzi
Masz obowiązek potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
Pamiętaj, że maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa powyżej – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
- Wprowadź procedurę i pamiętaj o prowadzeniu rejestru zgłoszeń wewnętrznych!
Po wprowadzeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, jesteś zobowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który obejmuje:
- numer zgłoszenia,
- przedmiot naruszenia prawa,
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
- adres do kontaktu sygnalisty,
- datę dokonania zgłoszenia,
- informację o podjętych działaniach następczych,
- datę zakończenia sprawy.
Pamiętaj, że dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Już wkrótce więcej informacji na temat RODO w obszarze sygnalisty…
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928)
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1, Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023, str. 40)
