1. Sprawdź, czy obowiązuje cię ustawa

Jesteś zobowiązany do stosowania ustawy o ochronie sygnalistów, jeśli jesteś:

  1. pracodawcą z sektora prywatnego lub publicznego, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób wg stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku (na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełne etaty oraz na podstawie innych form zatrudnienia, np. umowy cywilnoprawne, B2B);
  2. firmą wykonującą działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – bez względu na liczbę zatrudnionych.

Przepisów rozdziału 3 ustawy o ochronie sygnalistów nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

 

  1. Zdecyduj, kto będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów

Jako pracodawca jesteś zobowiązany do:

  1. wyznaczenia i upoważnienia osoby lub komórki organizacyjnej w swojej firmie

lub

  1. zlecenia tych zadań firmie zewnętrznej (w tym przypadku konieczne jest zawarcie umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą).

Oprócz wyznaczenia osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń masz obowiązek zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

 

  1. Przygotuj projekt procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa

Jesteś zobowiązany do stworzenia wewnętrznej procedury:

  1. dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i…
  2. podejmowania działań następczych w związku z tym zgłoszeniem.

 

  1. Uzgodnij treść procedury zgłoszeń wewnętrznych z uwzględnieniem przepisów ustawy o ochronie sygnalistów

Należy ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:

  1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli w firmie działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa)

albo…

  1. przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz twojej firmy, wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie pracy (jeżeli nie działa u ciebie zakładowa organizacja związkowa).

Pamiętaj, że powyższe konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia ww. podmiotom projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

 

  1. Powiadom pracowników o procedurze zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę – w sposób przyjęty w twojej firmie.

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby przekazujesz informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

 

  1. Zapewnij ochronę sygnalistom

Jako pracodawca:

  1. jesteś zobowiązany zapewnić ochronę sygnalistom oraz innym osobom, o których mowa w ustawie o ochronie sygnalistów,
  2. nie możesz podejmować działań odwetowych wobec sygnalisty ani prób lub gróźb zastosowania takich działań.

 

  1. Potwierdź zgłoszenie sygnalisty i udziel mu na nie odpowiedzi

Masz obowiązek potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Pamiętaj, że maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa powyżej – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

 

  1. Wprowadź procedurę i pamiętaj o prowadzeniu rejestru zgłoszeń wewnętrznych!

Po wprowadzeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, jesteś zobowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który obejmuje:

  1. numer zgłoszenia,
  2. przedmiot naruszenia prawa,
  3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
  4. adres do kontaktu sygnalisty,
  5. datę dokonania zgłoszenia,
  6. informację o podjętych działaniach następczych,
  7. datę zakończenia sprawy.

 

Pamiętaj, że dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

Już wkrótce więcej informacji na temat RODO w obszarze sygnalisty…

 

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928)
  • Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1, Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023, str. 40)