Postępowanie powypadkowe, prowadzone w celu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, wymaga tworzenia wielu dokumentów. Istotna jest zatem odpowiedź, jak i czy stosować przepisy RODO odnośnie danych osobowych pozyskiwanych w czasie postępowania powypadkowego i jego dokumentowania.
W a ż n e
Należy pamiętać, że RODO wprowadza zasadę minimalizacji danych – tym samym w sprawach dotyczących bhp, tam, gdzie przepisy nie wskazują wyraźnie zakresu dopuszczalnego danych jakie można przetwarzać, należy pozyskiwać dane w granicach niezbędnego minimum.
Jeżeli istnieje wyraźna podstawa prawna umożliwiająca przetwarzanie danych osobowych, czyli przepis nakładający określone obowiązki w zakresie prawnym na pracodawcę – administratora danych osobowych, wówczas na gruncie regulacji o ochronie danych osobowych można przyjąć, że zgoda osób których dane osobowe są przetwarzane nie jest wymagana. W pozostałym zakresie, uwzględniając poziom niedomówień i interpretacji dotyczących RODO, zgodę na przetwarzanie danych powinno się uzyskać.
Dokumenty związane z wypadkiem przy pracy
W ramach postępowania powypadkowego wytwarzane są dokumenty, z których najważniejszym, o znaczeniu strategicznym jest protokół powypadkowy. Przetwarzanie danych osobowych w ramach postępowania powypadkowego dotyczy wielu różnych osób – niezależnie od tego, że postępowanie prowadzone jest w sprawie skonkretyzowanego personalnie pracownika, który uległ wypadkowi.
Dane osobowe poszkodowanego pracownika
W ramach zbierania wyjaśnień od poszkodowanego – można przyjąć, że nie jest niezbędna dodatkowa zgoda na tę konkretną czynność prowadzoną w ramach postępowania. Jest ona bowiem częścią składową szerszego postępowania powypadkowego, którego przeprowadzenie ma wystarczającą podstawę prawną w krajowych przepisach powypadkowych.
Dane osobowe świadków zdarzenia
W przypadku świadków zdarzenia należy uznać, że przepisy krajowe – powypadkowe nie zawierają wystarczającej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych na potrzeby postępowania. Tym samym należy przyjąć, że prowadzący postępowanie powypadkowe zespół powinien uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych świadków zdarzenia.
Dane o urazie
Potwierdzenie oraz ocena medyczna urazu mają postać regulowanego prawnie dokumentu wystawianego przez lekarza (Druk ZUS OL-9). Wydaje się zatem, że uzyskiwanie zgody lekarza na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby postępowania powypadkowego nie jest konieczne.
Jednorazowe odszkodowanie
Ubieganie się o jednorazowe odszkodowanie w związku z wypadkiem przy pracy wiąże się z koniecznością przesłania do ZUS szeregu dokumentów. Zakres powyższego obowiązku reguluje § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad orzekania o stałym lub długotrwałym uszczerbku na zdrowiu, trybu postępowania przy ustalaniu tego uszczerbku oraz postępowania i wypłatę jednorazowego odszkodowania. Zgodnie z przywołanym przepisem do niezbędnej dokumentacji, przesyłanej do ZUS należy zaliczyć:
– protokół powypadkowy wraz z załącznikami;
– prawomocny wyrok sądu pracy;
– kartę wypadku;
– zaświadczenie o stanie zdrowia wydane przez lekarza (ZUS OL-9);
– odpis aktu zgonu (opcjonalnie).
Ponieważ przesłanie powyższych dokumentów wiąże się z wyraźnym obowiązkiem prawnym płatnika składek (pracodawcy), można przyjąć, że przesłanie dokumentów, w tym zawartych w nich danych osobowych nie będzie wymagało dodatkowej zgody pracownika – na gruncie obowiązujących przepisów RODO – który uległ wypadkowi, i ubiega się o odszkodowanie. Tym bardziej, że postępowanie o przyznanie odszkodowania wszczynane jest na wniosek pracownika.
Rejestr wypadków przy pracy
Pracodawca jest obowiązany prowadzić rejestr wypadków przy pracy. Zakres danych osobowych jakie przetwarzane są na potrzeby rejestru wypadków przy pracy wynika wyraźnie z przepisów prawodawstwa krajowego. Obowiązek prawidłowego prowadzenia powyższego rejestru jest obowiązkiem prawnym administratora danych osobowych – pracodawcy. Tym samym należy przyjąć, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby prowadzenia powyższego rejestru nie jest wymagana od zainteresowanych pracowników.

Podstawa prawna
• art. 234, art. 235 Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. 2018 poz. 917 z późn.zm.);
• art. 3, art. 11 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn. Dz.U. 2017 poz. 1773);
• § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad orzekania o stałym lub długotrwałym uszczerbku na zdrowiu, trybu postępowania przy ustalaniu tego uszczerbku oraz postępowania i wypłatę jednorazowego odszkodowania (tekst jedn. Dz.U. 2013 poz. 954);
• art. 4, art. 5, art. 6, art. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
• § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. 2009 poz. 870).

Maria Tokarek

Główna specjalistka BHP, wykładowca zagadnień prawnej ochrony pracy

« archiwum