Romaniszyn
Romaniszyn

Terminarz Szkoleń

Oddział Piła
Oddział Szczecin

Zasady tworzenia i archiwizowania dokumentów

Informacje ogólne o szkoleniu:

„ZASADY TWORZENIA I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTÓW W INSTYTUCJACH OPIEKI ORAZ POMOCY SPOŁECZNEJ”

Program szkolenia zawiera szeroki przekrój zagadnień od zasad tworzenia pojedynczego pisma po organizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego dla całej instytucji. Szkolenie daje również szereg praktycznych wskazówek, jak stworzyć lub zaktualizować własne normatywy i pomoce kancelaryjne: instrukcję kancelaryjną, instrukcję archiwalną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.

Szkolenie adresowane jest do pracowników instytucji zajmujących się opieką oraz pomocą społeczną: Domów Pomocy Społecznej (DPS), Miejskich Ośrodków Pomocy Rodzinie (MOPR), Miejskich oraz Gminnych Ośrodków Pomocy Społecznej (MOPS, GOPS), Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie (PCPR), itp.

Szkolenie zakończone będzie egzaminem i wydaniem zaświadczeń.

Program szkolenia:

  1. Podstawowe regulacje prawne oraz wymogi praktyczne określające postępowanie z dokumentacją w instytucjach pomocy społecznej
    1. Przepisy ogólne oraz przepisy branżowe
    2. Zasady tworzenia i stosowania własnej instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnej
    3. Tryb i zakres wprowadzania przez instytucje pomocy społecznej zmian we własnych regulacjach
    4. Instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt – zbiór reguł standaryzujących tworzenie i obieg dokumentów w instytucji
  2. Podstawowe zasady obiegu dokumentów w instytucji
    1. Podstawy kancelaryjne: system dziennikowy, bezdziennikowy oraz mieszany
    2. Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
    3. Tworzenie znaku pisma oraz znaku teczki w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt
    4. Przekazywanie dokumentów z poszczególnych komórek do archiwum zakładowego
    5. Zasady postępowania z dokumentacją, której okres przechowywania upłynął (ocena, brakowanie oraz niszczenie wytypowanych dokumentów)
  3. Ćwiczenia w zakresie sposobów formowania jednostek kancelaryjnych i archiwalnych (teczek, segregatorów, pudeł archiwizacyjnych, itp.)
    1. Nadawanie zawartości teczek, segregatorów i pudeł odpowiedniego porządku wewnętrznego
    2. Omówienie poszczególnych elementów opisu teczek albo pudeł (tytuł, kategoria archiwalna, znak teczki, sygnatura)
    3. Ćwiczenia praktyczne w zakresie tworzenia stron tytułowych (w oparciu o wybrane przez uczestników rodzaje dokumentacji)
    4. Dokument elektroniczny i podstawowe jego nośniki
  4. Omówienie najważniejszych rodzajów dokumentacji występujących w placówkach pomocy społecznej
    1. Dokumentacja dotycząca organizacji własnej jednostki (dokumenty założycielskie, regulaminy, statuty, instrukcje, zarządzenia wewnętrzne itp.)
    2. Dokumentacja płacowa oraz osobowa pracowników
    3. Dokumentacja osobowa mieszkańców (podopiecznych) – DPS
    4. Wywiady środowiskowe oraz inne rodzaje dokumentacji: prawo do świadczeń, zasiłków itp.
    5. Dokumentacja medyczna podopiecznych oraz mieszkańców – DPS, MOPS
    6. Dokumentacja realizowanych przez placówki pomocy społecznej projektów unijnych
  5. Warunki przechowywania dokumentów w biurze oraz w archiwum instytucji
    1. Lokal archiwum – organizacja, wyposażenie i zabezpieczenia
    2. Rodzaje regałów, teczek i pudeł archiwizacyjnych
    3. Normy temperatury, wilgotności oraz natężenia światła w pomieszczeniach archiwum
    4. Postępowanie w sytuacjach awaryjnych: zagrożenie pożarowe, zalanie wodą, zagrzybienie dokumentów
    5. Postępowanie w sytuacjach nadzwyczajnych – likwidacja placówki

Czas trwania szkolenia:

8 godzin (1 dzień)